Privacyreglement
PRIVACYREGLEMENT
vastgesteld in bestuursvergadering d.d. 12 november 2009 in Lunetten
Het bestuur van de Vereniging van Schooldecanen en Loopbaanbegeleiders acht het, gelet op de aan de orde zijnde grondrechten en wettelijke verplichtingen van groot belang dat de (persoons)gegevens die worden verzameld en verwerkt zo zorgvuldig mogelijk worden beschermd.
Daarom is het navolgende privacyreglement opgesteld, waarin zo helder mogelijk wordt aangegeven op welke wijze de bescherming van de gegevens plaatsvindt. Weliswaar bestaat voor de VvSL geen wettelijke verplichting tot het opstellen van een privacyreglement, maar voor een vereniging als de VvSL is het verhelderen van de in acht te nemen regels zinvol. De bij de VvSL betrokkenen moeten op adequate en effectieve privacybescherming kunnen vertrouwen.
Er is naar gestreefd voor VvSL inzichtelijke privacyregels te formuleren. De voornaamste doelstellingen van dit privacyreglement zijn met name:
- het concreet aangeven van de privacywaarborgen in de verschillende fasen van gegevensverkrijging en gegevensverwerking
- het concretiseren van de rechten van bij de VvSL betrokkenen.
Algemeen
Artikel 1. Algemene bepalingen
De in dit reglement voorkomende begrippen hebben de volgende betekenis:
- verantwoordelijke: het bestuur van de VvSL;
- beheerder: de secretaris van de VvSL of het door hem/haar daartoe aangewezen bestuurslid;
- betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
- derden: personen en instanties buiten de VvSL;
- VvSL: de Vereniging van Schooldecanen en Loopbaanbegeleiders, gevestigd te Utrecht, waarvan het bestuur de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens;
- persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
- verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, samenbrengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Artikel 2. Toepasselijkheid
1. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens, geautomatiseerd en handmatig, door of onder verantwoordelijkheid van de VvSL.
2. Door de VvSL worden slechts persoonsgegevens verwerkt met behulp van persoonsregistraties voor de verenigingsadministratie (waaronder de financiële- en fiscale administratie).
Artikel 3. Doelstelling
De verwerkingen van persoonsgegevens vinden plaats:
voor wat betreft de verwerkingen als bedoeld in artikel 2,lid 2 met het oog op het geven van voorlichting of het verzenden van informatie aan betrokkenen, het administreren van leden van de VvSL en het in verband daarmee berekenen, vastleggen en innen van contributies en overige activiteiten die statutair uitgevoerd worden.
Inhoud van de gegevensverwerking
Artikel 4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt
1. De verantwoordelijke verwerkt geen andere persoonsgegevens dan:
a. naam, voornamen, voorletters, geslacht, leeftijd, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens,
b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
c. schoolgegevens waaronder naam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer en website;
d. overige gegevens waaronder de functie en/of taken binnen de school;
e. gegevens betreffende het lidmaatschap met betrekking tot de berekening, vastlegging en inning van contributies, abonnementsgelden en andere betalingsverplichtingen van of aan de betrokkene.
2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid, kunnen voor wat betreft de betalingen aan personen ook de volgende gegevens worden verwerkt:
a. burger servicenummer;
b. nationaliteit;
c. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van vergoedingen, andere geldsommen of beloningen in natura aan of ten behoeve van betrokkene;
d. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belastingen en premies ten behoeve van betrokkene;
e. andere dan de hiervoor genoemde gegevens waarvan de verwerking vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijke verplichting.
3. De in de voorgaande leden bedoelde persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover dat noodzakelijk is met het oog op het doel van die verwerking.
Artikel 5. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt
De VvSL verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:
a. leden van de VvSL;
b. vrijwilligers van de VvSL;
c. personen die bij de VvSL om informatie of documentatie hebben verzocht;
d. personen met wie de VvSL een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.
Artikel 6. Herkomst van de persoonsgegevens
1. De in artikel 4 bedoelde gegevens worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf of namens de betrokkene als deze niet in staat is zelf contact op te nemen met de VvSL.
2. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.
Bijhouden van de persoonsgegevens
Artikel 7. Correctie van persoonsgegevens
1. Indien een geregistreerde schriftelijk wijziging, aanvulling of verwijdering van de over hem verwerkte gegevens verzoekt, draagt de verantwoordelijke zorg dat die wijziging, aanvulling of verwijdering binnen vier weken, tenzij door dringende omstandigheden de termijn langer wordt, na ontvangst van het verzoek wordt doorgevoerd. Slechts indien de wijziging, aanvulling of verwijdering om technische of juridische redenen niet mogelijk of de wijziging of aanvulling
feitelijk onjuist is, kan de VvSL besluiten aan het verzoek geen gevolg te geven.
2. De VvSL stelt de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, anders dan een verzoek tot verwerking van een (reguliere) adreswijziging of een reactie op een gericht verzoek van de VvSL tot controle van de betreffende gegevens, schriftelijk op de hoogte van het feit dat aan het verzoek is voldaan, ofwel dat aan het verzoek niet is voldaan onder opgave van de daaraan te grondslag liggende redenen.
3. Indien de VvSL blijkt dat de door de VvSL verwerkte persoonsgegevens feitelijk onjuist of onvolledig zijn, kan de verantwoordelijke de geregistreerde schriftelijk verzoeken de juiste en volledige persoonsgegevens door te geven. Indien de geregistreerde niet te bereiken is of aan het verzoek niet voldoet, zal de VvSL de gegevensverwerking ten aanzien van die persoon beëindigen en de hem betreffende gegevens verwijderen.
Artikel 8. Verwijdering en vernietiging van gegevens
1. De gegevens over een persoon worden op schriftelijk verzoek van de geregistreerde verwijderd, met inachtneming van het bepaalde in artikel 7.
2. De gegevens over een persoon worden daarnaast verwijderd, uiterlijk twee jaar nadat het lidmaatschap is beëindigd, de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van de VvSL zijn beëindigd of de transactie met de VvSL is afgehandeld, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
3. Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek. Alsdan worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.
Rechten van de geregistreerde
Artikel 9. Inzage en correctierecht
1. Iedere geregistreerde heeft het recht om schriftelijk te verzoeken om inzage in de over hem door de VvSL verwerkte gegevens. De verantwoordelijke verstrekt de verzoeker binnen vier weken een overzicht van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, de herkomst van die gegevens en de verstrekkingen die over de betreffende persoon in het afgelopen jaar aan derden zijn gedaan voor zover registratie daarvan mogelijk was. De verantwoordelijke vergewist zich van de identiteit van de verzoeker middels een geldig identiteitsbewijs.
2. Desgewenst wordt de betrokkene ten kantore van de VvSL inzage verleend in over de betrokken persoon verwerkte gegevens in de in artikel 2 lid 2 bedoelde persoonsregistraties. De verantwoordelijke vergewist zich van de identiteit van betrokkene middels een geldig identiteitsbewijs.
3. Iedere geregistreerde heeft het recht om de VvSL schriftelijk te verzoeken om de hem betreffende gegevens te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen, indien deze onjuist, onvolledig of voor het beoogde doel niet (langer) noodzakelijk zijn.
De VvSL behandelt een dergelijk verzoek overeenkomstig de artikelen 7 en 8.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Artikel 10. Derdenverstrekking
1. De VvSL verstrekt, behoudens het bepaalde in het tweede en derde lid en eventuele juridische verplichtingen, geen persoonsgegevens aan personen of instanties buiten de VvSL.
2. De VvSL verstrekt de noodzakelijke persoonsgegevens aan derden uitsluitend in verband met de uitvoering door die derden van activiteiten van de VvSL, waaronder de verzending van informatie en periodieken,de berekening, vastlegging en inning van contributie, abonnementsgelden en de uitvoering van de salarisadministratie.
3. Ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen gegevens aan een derde worden verstrekt, voor zover de nodige voorzieningen zijn getroffen teneinde te verzekeren dat de desbetreffende gegevens zijn geanonimiseerd en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.
4. Aan de in het tweede en derde lid bedoelde derden worden slechts persoonsgegevens verstrekt indien met deze derden in een schriftelijke overeenkomst afspraken zijn gemaakt omtrent de door die derden uit te voeren werkzaamheden, het gebruik van de verstrekte persoonsgegevens voor die werkzaamheden en de verdere geheimhouding daarvan.
Beveiliging en beheer
Artikel 11. Beveiliging
1. De VvSL draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de door hem verwerkte persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Artikel 12. Beheer
1. Het beheer van de verwerking van persoonsgegevens geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de VvSL.
2. De verantwoordelijke ziet toe op een juiste uitvoering van de in dit reglement opgenomen verplichtingen door de beheerder en (indien van toepassing) de door de beheerder aangewezen personen.
Slotbepalingen
Artikel 13. Bekendmaking
1. De vaststelling van dit reglement wordt bekend gemaakt door middel van publicatie op de website en wordt voor iedere belanghebbende op verzoek ter beschikking gesteld.
Artikel 14. Wijziging
1. Het bestuur van VvSL is bevoegd dit reglement te wijzigen.
Artikel 15. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 december 2009.