Privacyreglement

PRIVACYREGLEMENT

vastgesteld in bestuursvergadering d.d. 12 november 2009 in Lunetten


Het bestuur van de Vereniging van Schooldecanen en Loopbaanbegeleiders acht het, gelet op de aan de orde zijnde grondrechten en wettelijke verplichtingen van groot belang dat de (persoons)gegevens die worden verzameld en verwerkt zo zorgvuldig mogelijk worden beschermd. 
Daarom is het navolgende privacyreglement opgesteld, waarin zo helder mogelijk wordt aangegeven op welke wijze de bescherming van de gegevens plaatsvindt. Weliswaar bestaat voor de VvSL geen wettelijke verplichting tot het opstellen van een privacyreglement, maar voor een vereniging als de VvSL is het verhelderen van de in acht te nemen regels zinvol. De bij de VvSL betrokkenen moeten op adequate en effectieve privacybescherming kunnen vertrouwen. 
Er is naar gestreefd voor VvSL inzichtelijke privacyregels te formuleren. De voornaamste doelstellingen van dit privacyreglement zijn met name: 
-     het concreet aangeven van de privacywaarborgen in de verschillende fasen van gegevensverkrijging en gegevensverwerking 
-     het concretiseren van de rechten van bij de VvSL betrokkenen. 


Algemeen 


Artikel 1. Algemene bepalingen 

De in dit reglement voorkomende begrippen hebben de volgende betekenis: 
-    verantwoordelijke: het bestuur van de VvSL; 
-    beheerder: de secretaris van de VvSL of het door hem/haar daartoe aangewezen bestuurslid; 
-    betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; 
-    derden: personen en instanties buiten de VvSL; 
-    VvSL: de Vereniging van Schooldecanen en Loopbaanbegeleiders, gevestigd te Utrecht, waarvan het     bestuur de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in de Wet     bescherming persoonsgegevens; 
-    persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; 
-    verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking     tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen,     opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, samenbrengen, alsmede het afschermen, wissen of     vernietigen van gegevens. 


Artikel 2. Toepasselijkheid 

1.    Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens, geautomatiseerd en     handmatig, door of onder verantwoordelijkheid van de VvSL. 
2.     Door de VvSL worden slechts persoonsgegevens verwerkt met behulp van persoonsregistraties voor     de verenigingsadministratie (waaronder de financiële- en fiscale administratie). 


Artikel 3. Doelstelling 

De verwerkingen van persoonsgegevens vinden plaats: 
voor wat betreft de verwerkingen als bedoeld in artikel 2,lid 2 met het oog op het geven van voorlichting of het verzenden van informatie aan betrokkenen, het administreren van leden van de VvSL en het in verband daarmee berekenen, vastleggen en innen van contributies en overige activiteiten die statutair uitgevoerd worden.


Inhoud van de gegevensverwerking 


Artikel 4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt 

1.     De verantwoordelijke verwerkt geen andere persoonsgegevens dan: 
    a.    naam, voornamen, voorletters, geslacht, leeftijd, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats,         telefoonnummer en e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, 
    b.     een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a; 
    c.     schoolgegevens waaronder naam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer en website;
    d.     overige gegevens waaronder de functie en/of taken binnen de school;
    e.     gegevens betreffende het lidmaatschap met betrekking tot de berekening, vastlegging en inning         van contributies, abonnementsgelden en andere betalingsverplichtingen van of aan de betrokkene. 
2.    In afwijking van het bepaalde in het eerste lid, kunnen voor wat betreft de betalingen aan personen ook     de volgende gegevens worden verwerkt: 
    a.     burger servicenummer;
    b.     nationaliteit; 
    c.    gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van vergoedingen, andere             geldsommen of beloningen in natura aan of ten behoeve van betrokkene; 
    d.     gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belastingen en premies ten         behoeve van betrokkene; 
    e.     andere dan de hiervoor genoemde gegevens waarvan de verwerking vereist ingevolge of             noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijke verplichting. 
3.     De in de voorgaande leden bedoelde persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover dat     noodzakelijk is met het oog op het doel van die verwerking. 


Artikel 5. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt 

De VvSL verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen: 
a.     leden van de VvSL; 
b.     vrijwilligers van de VvSL; 
c.     personen die bij de VvSL om informatie of documentatie hebben verzocht; 
d.     personen met wie de VvSL een zakelijke of financiële relatie onderhoudt. 


Artikel 6. Herkomst van de persoonsgegevens 

1.     De in artikel 4 bedoelde gegevens worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf of namens de     betrokkene als deze niet in staat is zelf contact op te nemen met de VvSL. 
2.     Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte     gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels. 


Bijhouden van de persoonsgegevens 


Artikel 7. Correctie van persoonsgegevens 

1.     Indien een geregistreerde schriftelijk wijziging, aanvulling of verwijdering van de over hem verwerkte     gegevens verzoekt, draagt de verantwoordelijke zorg dat die wijziging, aanvulling of verwijdering binnen     vier weken, tenzij door dringende omstandigheden de termijn langer wordt, na ontvangst van het     verzoek wordt doorgevoerd. Slechts indien de wijziging, aanvulling of verwijdering om technische of     juridische redenen niet mogelijk of de wijziging of aanvulling 
    feitelijk onjuist is, kan de VvSL besluiten aan het verzoek geen gevolg te geven. 
2.     De VvSL stelt de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, anders dan een verzoek     tot verwerking van een (reguliere) adreswijziging of een reactie op een gericht verzoek van de VvSL tot     controle van de betreffende gegevens, schriftelijk op de hoogte van het feit dat aan het verzoek is     voldaan, ofwel dat aan het verzoek niet is voldaan onder opgave van de daaraan te grondslag liggende     redenen. 
3.    Indien de VvSL blijkt dat de door de VvSL verwerkte persoonsgegevens feitelijk onjuist of onvolledig     zijn, kan de verantwoordelijke de geregistreerde schriftelijk verzoeken de juiste en volledige     persoonsgegevens door te geven. Indien de geregistreerde niet te bereiken is of aan het verzoek niet     voldoet, zal de VvSL de gegevensverwerking ten aanzien van die persoon beëindigen en de hem         betreffende gegevens verwijderen. 


Artikel 8. Verwijdering en vernietiging van gegevens 

1.     De gegevens over een persoon worden op schriftelijk verzoek van de geregistreerde verwijderd, met     inachtneming van het bepaalde in artikel 7. 
2.     De gegevens over een persoon worden daarnaast verwijderd, uiterlijk twee jaar nadat het lidmaatschap     is beëindigd, de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van de VvSL zijn beëindigd of de     transactie met de VvSL is afgehandeld, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening     aan een wettelijke bewaarplicht. 
3.     Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek. Alsdan     worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend     geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt. 


Rechten van de geregistreerde 


Artikel 9. Inzage en correctierecht 

1.     Iedere geregistreerde heeft het recht om schriftelijk te verzoeken om inzage in de over hem door de     VvSL verwerkte gegevens. De verantwoordelijke verstrekt de verzoeker binnen vier weken een     overzicht van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, de herkomst van die gegevens en de     verstrekkingen die over de betreffende persoon in het afgelopen jaar aan derden zijn gedaan voor     zover registratie daarvan mogelijk was. De verantwoordelijke vergewist zich van de identiteit van de     verzoeker middels een geldig identiteitsbewijs. 
2.     Desgewenst wordt de betrokkene ten kantore van de VvSL inzage verleend in over de betrokken     persoon verwerkte gegevens in de in artikel 2 lid 2 bedoelde persoonsregistraties. De     verantwoordelijke vergewist zich van de identiteit van betrokkene middels een geldig identiteitsbewijs. 
3.     Iedere geregistreerde heeft het recht om de VvSL schriftelijk te verzoeken om de hem betreffende     gegevens te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen, indien deze onjuist, onvolledig of voor het     beoogde doel niet (langer) noodzakelijk zijn. 
    De VvSL behandelt een dergelijk verzoek overeenkomstig de artikelen 7 en 8. 


Verstrekking van persoonsgegevens aan derden 


Artikel 10. Derdenverstrekking 

1.     De VvSL verstrekt, behoudens het bepaalde in het tweede en derde lid en eventuele juridische     verplichtingen, geen persoonsgegevens aan personen of instanties buiten de VvSL. 
2.     De VvSL verstrekt de noodzakelijke persoonsgegevens aan derden uitsluitend in verband met de     uitvoering door die derden van activiteiten van de VvSL, waaronder de verzending van informatie en     periodieken,de berekening, vastlegging en inning van contributie, abonnementsgelden en de uitvoering     van de salarisadministratie. 
3.     Ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen gegevens aan een derde worden verstrekt, voor     zover de nodige voorzieningen zijn getroffen teneinde te verzekeren dat de desbetreffende gegevens     zijn geanonimiseerd en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt. 
4.     Aan de in het tweede en derde lid bedoelde derden worden slechts persoonsgegevens verstrekt indien     met deze derden in een schriftelijke overeenkomst afspraken zijn gemaakt omtrent de door die derden     uit te voeren werkzaamheden, het gebruik van de verstrekte persoonsgegevens voor die     werkzaamheden en de verdere geheimhouding daarvan. 


Beveiliging en beheer 


Artikel 11. Beveiliging 

1.    De VvSL draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard     ter beveiliging van de door hem verwerkte persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van     onrechtmatige verwerking. 


Artikel 12. Beheer 

1.     Het beheer van de verwerking van persoonsgegevens geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het     bestuur van de VvSL. 
2.     De verantwoordelijke ziet toe op een juiste uitvoering van de in dit reglement opgenomen verplichtingen     door de beheerder en (indien van toepassing) de door de beheerder aangewezen personen. 


Slotbepalingen 


Artikel 13. Bekendmaking 

1.     De vaststelling van dit reglement wordt bekend gemaakt door middel van publicatie op de website en     wordt voor iedere belanghebbende op verzoek ter beschikking gesteld.


Artikel 14. Wijziging 

1.     Het bestuur van VvSL is bevoegd dit reglement te wijzigen.


Artikel 15. Inwerkingtreding 

Dit reglement treedt in werking op 1 december 2009.